문서 관련 질문

고객에게 문서를 발송하는 방법은 3가지가 있어요. [전자문서] 메뉴의 우측 상단에 있는 ‘고객에게 공유’ 버튼을 클릭해 문서를 발송해요. [전자문서] 메뉴의 [양식] 탭에서 발송하고자 하는 양식 위에 마우스 커서를 올리면 우측에 나타나는 공유 아이콘을 클릭해 해당 문서를 발송할 수 있어요. 고객 상세 페이지에서 [문서] 탭을 열고, 보내고자 하는 문서를 추가한 후 우측 더보기 아이콘을 통해 ‘고객에게 공유’ 메뉴를 클릭하여 해당 문서를 발송할 수 있어요.

고객에게 보낸 문서는 고객 상세 페이지에서 확인할 수 있습니다. 고객 상세 페이지에서 [문서] 탭을 열면 해당 고객과 사용한 문서 목록을 볼 수 있습니다. 이 문서 목록에서 각 문서 우측에 문서의 상태가 나타나는데요, ‘발송 대기’를 제외한 상태의 문서는 이미 고객에게 발송한 이력이 있는 문서입니다.

고객이 문서를 제출하면 자동으로 담당자에게 알림이 보내져요 [메시지 > 자동 알림] 메뉴에서 ‘담당자 알림’ 탭에 들어가면 설정한 알림 수단으로 담당자가 알림을 받을 수 있어요. Hub멤버십의 경우 고객의 담당자로 지정된 담당자가 알림을 받을 수 있어요.

오피스아워에서 생성한 문서는 카카오톡, 문자 메시지, 그리고 이메일로 고객에게 공유할 수 있어요. 문서를 공유할 때 발송 수단 선택 단계에서 카카오톡 체크박스를 선택하면 해당 문서가 카카오톡을 통해 고객에게 발송돼요.

오피스아워에서 생성된 양식, 문서, 일지 등은 PDF 형태로 다운로드할 수 있어요. [전자문서]에서 다운로드하고자 하는 항목 위에 마우스 커서를 올리면 우측에 나타나는 다운로드 아이콘을 클릭해 해당 파일을 다운로드할 수 있습니다. 여러 항목을 동시에 다운로드하려면, 목록 좌측에 있는 체크박스를 클릭해 원하는 항목을 모두 선택한 뒤 하단에 나타나는 ‘다운로드’ 버튼을 클릭해 한 번에 다운로드할 수 있어요.

네, 오피스아워 시스템 외부에서 생성한 문서를 업로드할 수 있습니다. 고객 상세 페이지에서 [파일]탭을 열고, 파일 목록 우측 상단에 있는 ‘+파일 추가’ 버튼을 클릭해 파일을 업로드하세요. 지원되는 파일 형식에는 .pdf, .doc, .jpg, .csv, .png, .xls 등이 포함됩니다.

문서 유형으로는 접수지, 일지, 전자문서 3가지가 있어요. ・접수지 유형의 문서는 고객으로부터 정보를 수집할 때 사용해요. 고객에 접수지 작성 후 제출하면 해당 내용을 기반으로 고객 프로필 정보에 반영돼요. ・일지 유형의 문서는 일정에 대한 내용을 기록하기 위해 사용하며, 화상 서비스를 진행하는 중에도 작성 가능해요. ・전자문서는 접수지 및 일지 유형을 제외한 모든 문서를 포함해요.